Zebrania, odprawy, spotkania… Trudno wyobrazić sobie bez nich pracę. Maile nie wystarczą – trzeba spotkać się twarzą w twarz i… pouzgadniać, razem ucieszyć się z sukcesów, czy wesprzeć w razie niepowodzeń. Dzięki zebraniom możemy uwspólnić działanie, doprecyzować cele, wyeliminować błędy. Jednocześnie któż z nas nie przeżywał ciężkiej frustracji z nimi związanej. Ciągnące się obrady, wzajemne ataki, albo złośliwe docinki, rozwlekłe przemowy szefa, stałe fragmenty zagrywek taktycznych…  

Zebrania są pewnego rodzaju soczewką kultury organizacyjnej. W ich przebiegu widać jakie wartości są najbardziej cenione i stosowane w praktyce i jak kształtują się relacje. 

Zebrania mogą być podstawowym narzędziem tzw. partycypacyjnego zarządzania firmą – procesu, w którym pracownicy biorą na siebie część zadań kierowniczych wraz z odpowiedzialnością z nimi związaną. Ten model zarządzania jest stopniowalny. Można stosować tylko pewne elementy partycypacji, można również tak przeformułować kulturę organizacji, by większość decyzji zapadała z jak największym udziałem osób zajmujących się ich realizacją. To istota partycypacji wynikająca z przekonania, że najwięcej wiedzy i kompetencji dotyczących wykonania określonego zadania posiada osoba, która je wykonuje. Wydaje się to paradoksalne, bo zaprzecza sensowi hierarchicznej struktury zarządzania firmą wynikającej z doświadczeń i wykształcenia pracowników – im wyższy szczebel tym więcej kompetencji. Partycypacja nie jest jednak „pajdokracją” – to nie rządy „dzieci”, istot niekompetentnych i niedoświadczonych. Partycypacja jedynie inaczej ustawia priorytety. Szef zarządza przepływem wiedzy, uzgadnia zakresy odpowiedzialności, organizuje spotkania, moderuje, dba o ludzi i o ich pamięć o celu działań. Pracownicy, mający poczucie udziału w zarządzaniu i wiążącej się z nim odpowiedzialności, potrafią rozsądnie decydować. Warto też pamiętać, że każdy pracownik jest najlepszym ekspertem w dziedzinie własnych potrzeb, a partycypacja pozwala je artykułować i umieszczać w sensownym kontekście całej organizacji, zapobiegając roszczeniowości.  

Zarządzanie partycypacyjne pozwala osiągnąć następujące cele:  

1. Wykorzystać wiedzę i doświadczenie wszystkich pracowników dla dobra organizacji 
2. Sięgnąć do najefektywniejszego zasobu motywacji pracowników – poczucia sensu działania, a także osobistego sprawstwa 
3. Usprawnić kierowanie firmą poprzez sensowne delegowanie uprawnień 

Jak już wspomniałem to właśnie zebrania są kluczowym elementem partycypacyjnego zarządzania. Kierowanie nimi winno przede wszystkim zapewnić pracownikom realne poczucie wpływu na funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Powinno dać okazję do nieskrępowanej i bezpiecznej rozmowy o tym, co myślą ludzie. Jeśli się to uda, co wcale nie jest proste – uczyniliśmy milowy krok na drodze do efektywnej partycypacji.   

Podsumowując, zebrania są jednym z podstawowych elementów pracy. Ich dobre prowadzenie, oprócz celu, agendy polega na kontakcie (otwarta komunikacja, wzajemne słuchanie się) i kontrakcie (wspólnie wypracowanej dyscyplinie pracy). Są narzędziem partycypacji, powodującej zaangażowanie ich uczestników, budującej motywację do podejmowania odpowiedzialności, uruchamiającej innowacyjność i elastyczność działania. Są podstawowym miejscem budowania wspólnoty zadaniowej jaką jest zespół. Od ich przebiegu w dużej mierz zależy kultura organizacyjna, czyli wartości rzeczywiście realizowane. 

Artykuł Jacka Jakubowskiego